App para reservar clases de pilates: cómo funciona para tu estudio y para tus alumnas

Esta página es para dueñas de estudio. Una app para reservar clases de pilates le da a tus alumnas el horario con los lugares reales para que aparten solas desde el celular, descuenta la clase de su paquete y te entrega la lista de cada clase ya hecha. Tú dejas de contestar "¿hay lugar?" y se acaba la sobreventa a mano.

Si eres alumna y buscas cómo reservar en tu estudio: la app la elige tu estudio, no tú. Pregunta en recepción cuál usan. Si usan Pilaty, te darán un código QR para vincularte.

Qué resuelve un sistema de reservas en un estudio de pilates

Reservar por WhatsApp funciona con 10 alumnas. Con 60 se vuelve un segundo trabajo. Una coach de un estudio en Cuajimalpa lo resumió en una entrevista publicada en YouTube (transcripción): "con 10 alumnos era una locura confirmar asistencias por WhatsApp". Y la fundadora de otro estudio en CDMX contó en otra entrevista que "todo el tiempo te están bombardeando de mensajes de que quieren cambiar la hora, de que quieren cancelar".

Un sistema de reservas bien hecho resuelve cinco cosas a la vez:

1. El cupo. Nadie puede apartar el lugar 7 si el salón tiene 6 reformers.
2. La pregunta de siempre. La alumna ve los lugares que quedan sin escribirte.
3. El paquete. Al apartar se descuenta la clase; al liberar, regresa. Nadie cuenta a mano.
4. La lista. La instructora llega con los nombres, no con una libreta.
5. Las faltas. Quien apartó y no llegó queda registrada, y tu política se aplica sola.

Una app de citas genérica (de las que agendan a una persona con un profesional) resuelve el punto 2 y poco más. Para un estudio de pilates necesitas clases grupales con cupo por salón y paquetes que se descuentan solos. Si no, vas a seguir llevando un Excel al lado.

Cómo reserva una alumna, paso a paso

Así se ve en Pilaty, la app de tus alumnas:

1. Se vincula una vez. Escanea el QR de tu estudio con la cámara del celular, o abre el enlace que le mandas por WhatsApp.
2. Te cuenta lo importante. En menos de un minuto declara su objetivo, si está embarazada o en posparto, lesiones o cirugías y hasta dos contactos de emergencia. Lo comparte con tu estudio con un consentimiento que lo nombra.
3. Ve el horario con lugares. Cada clase dice cuántos lugares quedan ("Quedan 2") o si está llena, con la instructora y el salón.
4. Aparta. En el detalle de la clase ve cuánto le cuesta en clases de su paquete ("Usa 1 clase · te quedan 8 de 10") y toca "Apartar mi lugar". La confirmación dice "Listo, tu lugar está apartado."
5. Sabe cuántas le quedan. Su paquete, las clases restantes y la fecha de vencimiento están en su app, sin preguntarte.
6. Libera su lugar si no puede ir. Con "Liberar mi lugar" cancela sola; si lo hace dentro de la ventana de cancelación que tú defines, la clase regresa a su paquete.

Tres detalles que importan en la práctica. Si una alumna todavía no tiene paquete, igual puede apartar y paga en recepción. Si va a dos estudios que usan Pilaty, tiene un solo perfil y ve todas sus reservas juntas. Y la app se pinta del color de tu estudio: tu alumna siente que está en la app de su estudio.

Qué ve el estudio del otro lado

En Pilaty Studio, tu app y la de tu recepción, desde el celular o la computadora:

• El día con su ocupación. Cada clase con su cupo ("8/12") y la instructora, para saber de un vistazo qué va lleno y qué necesita un empujón en tus historias.
• La lista de cada clase, hecha. Los nombres salen de las reservas. Junto a cada alumna, su paquete y las clases que le quedan, o "Sin paquete" si tiene que pasar a pagar.
• Asistencia en un toque. Marcas quién asistió y quién no se presentó.
• Avisos de salud en la lista. La lesión o el embarazo que declaró la alumna, y los avisos que fija tu equipo, aparecen en la lista antes de empezar. La instructora no tiene que abrir 12 fichas.
• Clases por nivel. Puedes hacer que una clase solo la vea cierto grupo (por ejemplo, "Avanzado" o "Prenatal"), que pida tu aprobación o que no aparezca. La alumna puede solicitar acceso desde la app.
• Wellhub y TotalPass en la misma lista. Las alumnas que llegan por Wellhub o TotalPass reservan y ocupan su lugar en tu clase junto con las tuyas. Tú decides cuántos lugares por clase les das.

El cupo sale del salón, tengas una sala o varias salas y sedes: cada salón tiene su aforo (reformers o tapetes) y su tiempo de cambio para limpiar entre clases, y el horario no te deja encimar dos clases en el mismo salón ni a la misma instructora. Así el cupo que ve la alumna siempre es el real.

Tu página de reservas: para quien todavía no es alumna

La app es para tus alumnas de siempre. Una alumna nueva que te encontró en Instagram no va a instalar una app para probar una clase. Para ella es tu página de reservas en pilaty.me, construida e incluida en la beta, todavía sin publicar: tu horario de la semana, filtros por tipo de clase, horario o instructora, y la opción de ver solo clases con lugar.

Desde ahí aparta sin descargar nada ni crear cuenta, con su nombre y su correo (el teléfono es opcional), y paga en el estudio al llegar. Tú decides quién puede apartar así: todas, solo quien ya vino, o nadie. Para evitar reservas falsas, una visitante puede tener como máximo 3 reservas sin pagar. Al confirmar puede agregar la clase a su calendario, liberar su lugar o compartir la clase por WhatsApp. Quien aparta así llega a tu lista de interesadas, con un botón para escribirle por WhatsApp un mensaje ya redactado.

Seamos claras con el estado: la página de reservas está construida e incluida en la beta, pero todavía no está publicada. Hoy tus alumnas reservan desde la app. En cuanto la página esté en línea, es el enlace que pones en tu bio de Instagram.

No-shows y cancelaciones: qué hace el sistema y qué te toca a ti

Aquí conviene tener claro qué es automático y qué no, en cualquier sistema que elijas. En Pilaty, con una ventana de cancelación de 12 horas como ejemplo:

Las horas las decides tú y las cambias cuando quieras. Así la cancelación tardía deja de ser una conversación incómoda en recepción.

El último renglón importa más de lo que parece. La queja que más repiten las alumnas en reseñas de apps de reservas en México es la injusticia: me cobras si cancelo tarde, pero si tú cancelas no pasa nada. Una alumna lo escribió así en el App Store de México: "Si yo no cancelo una clase con 4 horas de anticipación me cobran $150, pero cuando el estudio cancela de último momento no hay ninguna compensación para el usuario". Si cancelas tú, repón la clase siempre.

Para escribir tus reglas (horas de aviso, no-show, reposiciones, vencimiento de paquetes) usa la plantilla de política de cancelación para pilates y el reglamento para estudio de pilates. Una política escrita y compartida antes de la primera clase te ahorra la discusión en recepción.

Lo que Pilaty no hace en reservas, y cómo cubrirlo

Dos cosas, para que lo sepas antes de empezar:

• Lista de espera por clase. Todavía no existe. Cuando alguien libera su lugar, ese lugar aparece libre en la app para cualquiera. Para tus clases que siempre se llenan (la de las 7:00, la del sábado), avisa en tus historias o en tu lista de difusión cuando se libere un lugar.
• Check-in con QR en la puerta. El QR de Pilaty sirve para vincular a la alumna con tu estudio, no para pasar lista. La asistencia la marca tu equipo en un toque.

Si recibes alumnas de agregadores, Wellhub y TotalPass ya reservan dentro de Pilaty; el resto lo explicamos en Wellhub, TotalPass y Fitpass para estudios. Y si quieres ver cómo se compara Pilaty con otros sistemas, revisa la comparativa de software para estudios de pilates.

Mensajes listos para el cambio

Para avisar a tus alumnas que ya reservan desde la app:

Qué pedirle a cualquier app de reservas antes de elegir

Úsala con Pilaty o con cualquier otra:

1. ¿El cupo sale del salón y nunca lo puedo rebasar por error?
2. ¿Al apartar se descuenta la clase del paquete correcto (el que vence primero)?
3. ¿La alumna ve cuántas clases le quedan y cuándo vencen?
4. ¿Puede liberar su lugar sola? ¿Puedo definir hasta cuántas horas antes?
5. ¿Hay lista de espera y cómo avisa?
6. ¿La lista de la clase muestra lesiones o avisos de salud?
7. ¿Hay una página para que alguien nueva aparte sin descargar nada?
8. ¿Cobran comisión por reserva o por alumna nueva?
9. Si la app falla, ¿a quién le escribe la alumna? Cada falla de la app termina en tu WhatsApp.

Lo que un sistema de reservas pide a cambio es poco: un horario armado una vez y paquetes bien definidos. Si vas a revisarlos, empieza por cómo armar tus paquetes de clases. Y para ver el sistema completo (cobros, fichas, horario), lee la guía del software para estudio de pilates.

Empieza con una semana

Elige una semana tranquila, sube tu horario, imprime el QR y manda el primer mensaje de arriba. Es normal que las primeras semanas convivan WhatsApp y app: repite el mensaje con el QR cada vez que alguien te pida lugar por chat. La beta de Pilaty cuesta $0, sin tarjeta y sin contrato (ver precios), y en ese arranque te acompaño por WhatsApp.