# Plantilla de Excel para el control de pagos y clases de tus alumnas

> Paquetes, pagos, asistencia y clases restantes en un solo archivo. Gratis, sin macros y compatible con Google Sheets.

- URL: https://pilaty.me/recursos/plantilla-control-de-alumnas-excel
- Tipo: Recurso gratuito
- Publicado: 2026-09-23
- Actualizado: 2026-09-23

Esta es una plantilla de Excel para el control de pagos y clases de tus alumnas de pilates: registras cada venta de paquete y cada asistencia, y el archivo calcula solo cuántas clases le quedan a cada una, cuándo vence su paquete y quién te debe. Es gratis, no tiene macros y funciona igual en Google Sheets. Y cuando quieras dejar de actualizarla a mano, la importas a Pilaty y tus alumnas quedan dadas de alta con sus saldos.

<p><a href="https://pilaty.me/recursos/control-de-alumnas-pilaty.xlsx" download>Descargar la plantilla de control de alumnas (Excel, .xlsx)</a></p>

Las plantillas que salen al buscar "control de pagos de alumnos en Excel" están hechas para escuelas: colegiaturas y listas de asistencia de salón. Ninguna maneja lo que tú vendes: paquetes de clases con vigencia, clases que se descuentan por falta y alumnas que siguen viniendo cuando su paquete ya terminó.

## Qué trae el archivo

| Hoja          | Qué escribes                                                                              | Qué calcula sola                                                                                            |
| ------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Instrucciones | Nada                                                                                      | Los pasos y los casos raros, dentro del mismo archivo                                                       |
| Resumen       | Nada                                                                                      | Por alumna: clases compradas, usadas, restantes, vencimiento, estado, adeudo, última clase y días sin venir |
| Alumnas       | Nombre, WhatsApp, fecha de alta, notas de salud, contacto de emergencia                   | Avisa si repites un nombre                                                                                  |
| Paquetes      | Tu catálogo (clases, vigencia en días, precio) y tus reglas de falta y cancelación tardía | Nada                                                                                                        |
| Ventas        | Fecha, alumna, paquete, monto, método (efectivo, terminal o transferencia) y si ya pagó   | Clases del paquete, fecha de vencimiento y precio de lista                                                  |
| Asistencia    | Fecha, clase, alumna y estado                                                             | Nada                                                                                                        |

Las columnas en verde claro se calculan solas. Los encabezados quedan fijos al bajar y cada columna importante tiene lista desplegable, así que no puedes escribir "Ana" en un lado y "Ana L." en otro.

## Cómo usarla paso a paso

1. **Borra las filas de ejemplo.** En Alumnas, Ventas y Asistencia hay filas que dicen "Ejemplo". Sirven para ver cómo se llena; bórralas antes de empezar.
2. **Escribe tu catálogo en Paquetes.** Nombre, número de clases, días de vigencia y precio. Los precios que vienen son de ejemplo. Si no sabes qué vigencia darle a cada uno, revisa [cómo armar tus paquetes de clases](https://pilaty.me/blog/paquetes-de-clases-de-pilates).
3. **Pon tus reglas.** En la misma hoja, a la derecha, contesta Sí o No: ¿la falta descuenta clase? ¿la cancelación tardía descuenta clase? Y con cuántas clases restantes quieres que se pinte de ámbar. Si todavía no decides, lee [cómo escribir tu política de cancelación](https://pilaty.me/recursos/politica-de-cancelacion-pilates).
4. **Da de alta a tus alumnas.** Una fila por alumna con un nombre único: si tienes dos Ana, escribe Ana López y Ana Ruiz. Ese nombre conecta todo el archivo.
5. **Pasa los saldos de tu libreta.** Para cada alumna que ya traía clases, una fila en Ventas con su nombre, sin paquete, monto 0 y en "Ajuste de clases" lo que le quedaba (por ejemplo 4).
6. **Cada venta, una fila.** Si te quedó a deber, escribe el monto y marca Pagado = No. Cuando te pague, cámbialo a Sí.
7. **Cada clase, una fila por alumna** en Asistencia: Asistió, Faltó, Canceló tarde o Canceló a tiempo.
8. **Abre el Resumen** antes de cada clase o al cerrar el día. Ámbar: le queda poco. Rojo: paquete vencido, clases tomadas de más o una venta sin pagar.

Tip para el mostrador: filtra el Resumen por Estado = "Por terminar" una vez a la semana y manda un WhatsApp a esas alumnas antes de que se les acabe el paquete.

## Cómo abrirla en Google Sheets

1. Entra a Google Drive y toca **Nuevo > Subir archivo**.
2. Abre el archivo y ve a **Archivo > Guardar como Hojas de cálculo de Google**.
3. Trabaja en esa copia. Si la compartes con recepción, dales permiso de edición solo a quien cobra.

En el celular, la app de Google Sheets abre la copia, pero escribir fila por fila en pantalla chica cansa. Para el día a día, una laptop en recepción es más cómoda.

## Las fórmulas explicadas (por si quieres cambiarlas)

Si tu Excel está en español, verás los nombres traducidos: SI, SI.ERROR, INDICE, COINCIDIR, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAPRODUCTO y HOY. Aquí van en inglés porque así las guarda el archivo. No usamos BUSCARX ni MAX.SI.CONJUNTO para que funcione también en Excel 2010 a 2016.

**Clases del paquete (Ventas, columna D).** Busca el paquete en el catálogo y trae su número de clases:

```
=IF(C2="",0,IFERROR(INDEX(Paquetes!$B$2:$B$31,MATCH(C2,Paquetes!$A$2:$A$31,0)),0))
```

**Vence (Ventas, columna F).** Fecha de compra más los días de vigencia del paquete:

```
=IFERROR(IF(OR(A2="",C2=""),0,A2+INDEX(Paquetes!$C$2:$C$31,MATCH(C2,Paquetes!$A$2:$A$31,0))),0)
```

**Clases compradas (Resumen, columna C).** Suma las clases de todas sus ventas más los ajustes:

```
=SUMIFS(Ventas!$D:$D,Ventas!$B:$B,$A2)+SUMIFS(Ventas!$E:$E,Ventas!$B:$B,$A2)
```

**Usadas (Resumen, columna D).** Cuenta sus asistencias, y suma faltas y cancelaciones tardías solo si tus reglas dicen Sí:

```
=COUNTIFS(Asistencia!$C:$C,$A2,Asistencia!$D:$D,"Asistió")
 +IF(Paquetes!$G$2="Sí",COUNTIFS(Asistencia!$C:$C,$A2,Asistencia!$D:$D,"Faltó"),0)
 +IF(Paquetes!$G$3="Sí",COUNTIFS(Asistencia!$C:$C,$A2,Asistencia!$D:$D,"Canceló tarde"),0)
```

**Restantes** es compradas menos usadas. **Vence** en el Resumen toma la fecha más lejana de sus ventas con `SUMPRODUCT(MAX((Ventas!$B$2:$B$1001=$A2)*Ventas!$F$2:$F$1001))`, un truco que funciona en cualquier versión.

**Estado** revisa en orden: sin ventas ("Sin paquete"), restantes negativas ("Debe clases": siguió viniendo con el paquete terminado), cero ("Sin clases"), fecha pasada ("Vencido"), pocas clases ("Por terminar") o "Activa".

**Adeudo** suma los montos de sus ventas con Pagado = No:

```
=SUMIFS(Ventas!$H:$H,Ventas!$B:$B,$A2,Ventas!$J:$J,"No")
```

El archivo aguanta 300 alumnas, 1,000 ventas y 5,000 registros de asistencia. Si escribes una fórmula a mano y Excel marca error, cambia las comas por punto y coma: depende de la configuración regional de tu computadora.

## Lo que el Excel no puede hacer

La plantilla ordena tus números, pero no quita el trabajo de fondo:

* **Todo depende de que alguien lo llene.** Una asistencia que no se anotó es una clase que no se descontó. Una socia de un estudio en CDMX lo describió en [una entrevista](https://youtu.be/mJA6OMVu9Vc): "se te puede ir la onda, ¿no?, de que cuántas clases lleva y qué tal que ya terminó su paquete y sigue viniendo".
* **No toma reservas.** El "¿hay lugar mañana a las 7?" sigue llegando por WhatsApp, y el cupo lo cuentas tú.
* **Tus alumnas no ven sus clases.** Cada "¿cuántas me quedan?" es un mensaje que contestas abriendo el archivo.
* **Un error de dedo no avisa.** Si alguien borra una fórmula o pega encima, el resumen se equivoca en silencio.
* **Dos personas editando a la vez** en Excel de escritorio terminan con dos archivos distintos. En Google Sheets funciona mejor, pero el orden depende de la disciplina de cada quien.
* **Datos de salud en una laptop.** Las lesiones y embarazos son datos personales sensibles: protege el archivo con contraseña y no lo mandes por grupos.

## Cuándo pasar a un sistema

Si te identificas con dos o más de estas, el Excel ya te está costando:

* Actualizarlo te toma más de 20 minutos al día.
* Contestas "¿cuántas me quedan?" varias veces por semana.
* Te enteraste tarde de que alguien tomó clases sin paquete.
* Recepción y tú tienen versiones distintas del archivo.
* Quieres que tus alumnas aparten su lugar sin escribirte.

Tienes una guía completa de qué pedirle a un sistema en [software para estudios de pilates](https://pilaty.me/software-para-estudios-de-pilates). En Pilaty, que está en beta, la alumna ve en su app las clases que le quedan y hasta cuándo, aparta su lugar con cupo real y la clase se descuenta sola de su paquete. Tú registras los pagos desde su ficha ([cómo cobrar clases en efectivo, terminal o tarjeta](https://pilaty.me/app-para-cobrar-clases)) y el saldo de la alumna queda al día en ese momento.

![App Pilaty de la alumna: su paquete, con las clases que le quedan y la vigencia.](https://pilaty.me/capturas/client-paquete-800.webp)

## De esta plantilla a Pilaty, sin recapturar

La mudanza es corta porque Pilaty importa desde Excel:

1. **Descarga la plantilla** de esta página.
2. **Llénala** con tus alumnas y los saldos que traen de tu libreta (el paso 5 de arriba).
3. **Impórtala a Pilaty.** Subes tu lista de alumnas con sus saldos y Pilaty las da de alta, con las clases que le quedan a cada una.

Después, tus alumnas se vinculan escaneando el QR de tu estudio y desde ese día reservan y ven su paquete en su app. El orden completo está en [cómo pasar de WhatsApp y Excel a un sistema sin perder saldos](https://pilaty.me/software-para-estudios-de-pilates#como-pasar-de-whatsapp-y-excel-a-un-sistema-sin-perder-saldo).

> Deja de contar clases a mano: tus alumnas ven su paquete y tú ves quién debe. [Apartar mi lugar](https://pilaty.me/recursos/plantilla-control-de-alumnas-excel#alta)

Descarga la plantilla, borra los ejemplos y pasa esta semana los saldos de tu libreta. En dos semanas vas a saber exactamente quién te debe y a quién se le vence el paquete, y ese mismo archivo es el que importas a Pilaty cuando des el salto. Si todavía estás por abrir, súmala a tu lista de [cómo abrir un estudio de pilates](https://pilaty.me/blog/como-abrir-un-estudio-de-pilates) y úsala desde la primera alumna.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cómo llevar el control de pagos de alumnos en Excel?

Con tres tablas conectadas por el nombre de la alumna. Una de ventas (fecha, alumna, paquete, monto, pagado sí o no), una de asistencia (fecha, clase, alumna, asistió o faltó) y un resumen que suma con SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI.CONJUNTO. La plantilla de esta página ya trae las tres, y cuando te canses de actualizarla a mano la importas a Pilaty con los saldos de cada alumna.

### ¿Cómo hago un control de asistencia de alumnos en Excel?

Una fila por alumna por clase, con la fecha, la clase y un estado de una lista (Asistió, Faltó, Canceló tarde, Canceló a tiempo). Con CONTAR.SI.CONJUNTO cuentas cuántas clases usó cada una y cuándo vino por última vez. En Pilaty la asistencia se marca en un toque al pasar lista y la clase se descuenta sola del paquete.

### ¿La plantilla funciona en Google Sheets?

Sí. Súbela a Google Drive y guárdala como Hojas de cálculo de Google. No tiene macros, y las fórmulas, listas desplegables y colores se conservan. Cuando quieras pasar a un sistema, la descargas como Excel y la importas a Pilaty.

### ¿Cómo registro el saldo que ya traía una alumna de mi libreta?

En la hoja Ventas, agrega una fila con la alumna, sin paquete, monto 0 y el número de clases que le quedaban en la columna Ajuste de clases. El resumen lo suma como si fuera una compra. Si después importas el archivo a Pilaty, ese saldo llega con ella y no se pierde ninguna clase.

### ¿Cuándo conviene pasar del Excel a un sistema?

Cuando actualizar el archivo te quita más tiempo que dar clases, cuando tus alumnas te escriben a diario para preguntar cuántas clases les quedan o cuando dos personas necesitan editarlo a la vez. Ahí conviene Pilaty, porque importas este mismo Excel con los saldos, tus alumnas reservan y ven su paquete en su app, y tú recuperas esas horas.

## Sigue leyendo

- [Política de cancelación para estudio de pilates (3 plantillas)](https://pilaty.me/recursos/politica-de-cancelacion-pilates): Las horas de aviso que piden los estudios en México, la diferencia entre cancelación tardía y no-show, y tres políticas listas para copiar (flexible, estándar y estricta) con su mensaje de WhatsApp.
- [Paquetes de pilates: cómo armarlos, cuánto deben durar y qué hacer con las clases que sobran](https://pilaty.me/blog/paquetes-de-clases-de-pilates): Qué tamaños de paquete ofrecer, cuánto descontar, cuántos días de vigencia dar, cuándo dejar congelar y cómo llevar la cuenta de las clases sin errores. Con una tabla de ejemplo y una plantilla de políticas lista para copiar.
- [Software para estudio de pilates: qué debe tener y cuánto cuesta en México](https://pilaty.me/software-para-estudios-de-pilates): Lo que un estudio de pilates necesita de un sistema, cuánto cobran los proveedores en México y cómo lo resuelve Pilaty, sin comisión y gratis durante la beta.